École doctoraleMathématiques, sciences et technologies de l'information, informatique

Procédure de réinscription en doctorat

"L'inscription doit être renouvelée au début de chaque année universitaire."

>>> c'est-à-dire juillet à octobre

(article 14 de l'arrêté du 7 aout 2006 relatif à la formation doctorale)
Sauf cas exceptionnel (maladie, maternité...), aucune suspension ni interruption ne peut être accordée entre la première inscription et l'obtention du diplôme.

Le Comité de Suivi Individuel (CSI) est obligatoire à chaque réinscription.

N'attendez pas le dernier moment pour vous réinscrire ! Tout étudiant qui n'aura pas procédé à sa réinscription administrative avant la date limite sera considéré comme démissionnaire et ne sera plus autorisé ni à se réinscrire ni à soutenir.
Toute personne souhaitant arrêter sa thèse doit en informer l'Ecole Doctorale par un courrier motivant sa décision et signé de l'étudiant et du directeur de thèse

1 - Se réinscrire à l'EDMSTII

Deadline réinscription en 2A : 15 septembre
Deadline réinscription en 3A et plus : 17 octobre

Pour répartir la charge et compte tenu de la procédure CSI, les réinscriptions sont possibles du 15 juin jusqu'au deadline.
Tout au long de l'année vous devez :

• établir votre rapport d'avancement annuel,
• mettre en place votre entretien CSI annuel en contactant votre expert extérieur très à l'avance pour le RV et en lui envoyant votre rapport d'avancement (avec votre responsable de spécialité ED MSTII en copie),
• finaliser votre fiche CSI annuelle et ses différentes signatures.

Dès que votre RV avec l'expert extérieur du CSI annuel est réalisé et qu'il a rempli la fiche CSI (mai-septembre) :

• Effectuez le circuit des signatures (vous, le directeur de thèse, le directeur de laboratoire, votre expert extérieur après l'entretien) et déposez votre fiche CSI annuelle sur votre espace personnel ADUM.
• Complétez tous les onglets de votre espace ADUM, validez. Certaines informations sont similaires à celles de la fiche CSI, dans ce cas, il vous revient de reporter les éléments sur l'onglet adéquat. Vérifiez que toutes les informations apparaissent bien (cf. pastilles vertes).
• Votre responsable de spécialité reçoit automatiquement votre fiche CSI téléversée sur ADUM. Sa signature permet de valider votre dossier ADUM si il est complet. Si la fiche CSI et l'espace ADUM sont incomplets, la réinscription correspondante est bloquée.

Remarques :

• La rédaction du rapport d'avancement annuel est l'occasion de faire un point détaillé de l'avancement de la thèse. Il est très important d'y signaler de façon circonstanciée l'avancement des travaux, les problèmes éventuels, le planning (pour la troisième année notamment), etc. L'expert extérieur est votre interlocuteur pour tout problème relationnel et/ou scientifique. Ce peut être également l'occasion de faire le point avec votre responsable de spécialité à l'ED.
• En cas de difficultés relationnelles et/ou scientifiques, pensez à contacter l'Ecole Doctorale au plus tôt, elle peut servir de médiateur par le biais des responsables de spécialité mais ne peut pas changer les deadlines de réinscription. N'attendez pas le mois de septembre et/ou la dernière année pour évoquer vos difficultés ! Ouvrir le dialogue résout beaucoup de choses.
• Si vous changez de directeur de thèse, vous devez joindre un courrier/email expliquant le changement, signé par les 2 directeurs (ancien et nouveau).
• Le circuit de signatures prend parfois plusieurs semaines. Veillez à respecter les délais d'inscription en vous organisant à l'avance.
• Attention, certains responsables de spécialité (notamment mathématiques) souhaitent rencontrer tous les doctorants avant la transmission du rapport à l'ED.
• Pour les doctorants s'inscrivant en 4ème année, la dérogation est « automatique" sur présentation :
  - d'un CSI favorable avec un agenda menant à la soutenance dans l'année
  - et de justifier du financement de l'année supplémentaire.
• A partir de la 5ème année la réinscription en thèse comprend une demande de dérogation qui doit être acceptée par la commission mensuelle CD3 du CED. Dans cette dérogation le doctorant et le directeur de thèse doivent justifier le dépassement de la durée normale de la thèse, donner le calendrier précis de fin de thèse et préciser le mode de financement de l'année supplémentaire. La réinscription en 5ème année doit donc être anticipée pour permettre d'obtenir cette dérogation dans les temps.

2 -Se réinscrire à l'Université Grenoble Alpes (UGA)

L'Université perçoit les droits d'inscription et établit la carte d'étudiant chaque année.
Le CED vous contactera par mail et vous indiquera les pièces nécessaires à l'inscription. Vous pouvez alors vous inscrire soit en ligne (de 6h à 23h) soit sur rendez-vous avec le Collège Doctoral en téléphonant au 04 76 82 82 79 ou 04 76 82 82 88 ou 04 76 82 82 77
Les dates d'ouverture des inscriptions administratives sont entre juillet et octobre (dates précises changent un peu chaque année).


Info +

Renouvellement des titres de séjour	Si vous avez un titre de séjour à faire renouveler, vous devez avoir terminé la procédure de réinscription avant la fin de validité du titre de séjour. Vous pourrez faire renouveler votre titre avec la nouvelle carte d'étudiant.
Les cotutelles	Les étudiants inscrits en cotutelle doivent faire les mêmes démarches que les autres étudiants auprès de l'ED et du CED (inscription administrative) y compris les années où ils ne règlent pas leurs frais de scolarité en France. Ils doivent justifier auprès du CED du paiement des droits d'inscription dans leur pays de cotutelle.